Esipuhe
Onko sinulla asioita, joita sinun täytyy seurata päivittäin? Olipa kyseessä treenipäiväkirja, opiskeluaikataulu tai yksinkertainen “to-do”-lista, omien rutiinien kirjaaminen ylös on yksi tehokkaimmista tavoista pysyä kartalla.
Monet etsivät valmiita kalenteripohjia tai sovelluksia, mutta usein yksinkertaisin ratkaisu on paras. Excelissä oman tehtävälistan luominen on nopeaa ja joustaa täysin omien tarpeidesi mukaan. Olemme luoneet yksinkertaisen kalenteriversion näyttääksemme, kuinka voit hyödyntää solujen muotoilua (Formatting) ja tietotyyppejä (Data Types) rakentaaksesi älykkään ja automaattisen listan.
Miten automaattinen kalenteri toimii?
Tämän esimerkin idea on yksinkertaisuus. Tiedostossa on yksi solu, johon syötät aloituspäivämäärän (solu A2). Tämän jälkeen Excel listaa automaattisesti seuraavat 30 päivää allekkain, ilman että sinun tarvitsee kirjoittaa jokaista päivämäärää käsin.
Rakenne on seuraava:
- A-sarake: päivämäärä
- B-sarake: viikonpäivän nimi (tämä tulee automaattisesti!)
- C-sarake: “To do” -kenttä, johon voit kirjata tehtäväsi
Muotoilun taika, viikonpäivät ilman kaavoja
Tämän ratkaisun ydin on solujen mukautettu muotoilu (Custom Formatting). Sen sijaan että käyttäisimme funktioita (kuten =TEKSTI() tai =VIIKONPÄIVÄ()) saadaksemme viikonpäivän nimen näkyviin, hoidamme asian pelkällä ulkoasumuotoilulla.
Olemme määrittäneet A-sarakkeen päivämäärämuotoon. Solu A4 hakee aloituspäivämäärän suoraan solusta A2, ja sen alapuolella oleva solu (A5) kasvattaa päivämäärää yhdellä kaavalla (=A4+1). Tätä kaavaa voidaan kopioida alaspäin juuri niin pitkälle kuin on tarve, halusitpa listata sitten seuraavat 7 tai 30 päivää.
B-sarakkeen solut viitataan vain yksinkertaisella kaavalla (esim. =A4), ja solun näyttöasu on muutettu kertomaan meille viikonpäivän. Katso kuva.
Kun muutat muotoilua (Format Cells -> Custom), voit määrittää solun näyttämään esimerkiksi vain viikonpäivän nimen käyttämällä tyyppiä ppp (ma, ti, ke) tai pppp (maanantai, tiistai, keskiviikko), vaikka solun todellinen arvo on edelleen päivämäärä (huom: ddd tai dddd jos käytät englanninkieliversiota). Tämä on erinomainen tapa pitää datasi puhtaana. Excel ymmärtää solun edelleen päivämääränä, jolloin voit käyttää sitä laskennassa, mutta ihmissilmälle se näkyy selkeänä tekstinä.
Laajenna ideaa, esim. Etsy-tyyliset suunnittelijat
Tämä tiedosto ja logiikka ovat helposti laajennettavissa vastaamaan suosittuja “Etsy-tyylisiä” digitaalisia kalentereita ja suunnittelijoita. Samaa logiikkaa voi soveltaa niin päiviin kuin kuukausiinkin. Voit luoda esimerkiksi:
- Viikkokalenterin: jossa näkyy vain 7 päivää kerrallaan.
- Kuukausinäkymän: jossa aloituspäivämäärän muuttaminen päivittää koko kuukauden pohjan.
- Usean jakson seurannan: yksi välilehti viikkotason tehtäville, toinen kuukausitason tavoitteille tai jopa kahden viikon jaksoille.
Koska pohja perustuu yhteen aloituspäivämäärään, voit monistaa taulukkoa ja rakentaa siitä juuri niin laajan kokonaisuuden kuin tarvitset.
Miksi tämä toiminto kannattaa opetella?
Mukautettujen lukumuotoilujen (Custom Number Formatting) ymmärtäminen on yksi Excel-osaajan tärkeimmistä taidoista. Se erottaa aloittelijan edistyneestä käyttäjästä seuraavaasti:
- Siistimpi data: et tarvitse apusarakkeita tekstimuotoisille päiville.
- Nopeus: muutos yhteen soluun päivittää koko taulukon ilmeen.
- Joustavuus: Voit rakentaa visuaalisesti näyttäviä raportteja ja kalentereita, jotka toimivat automaattisesti taustalla.
Pidä tämä vinkki mielessä, kun seuraavan kerran työstät isoa Excel-listaa – säästät aikaa ja vaivaa!
Haluatko oppia lisää? Liity uutiskirjelistallemme ja pysyt ajan tasalla uusista julkaisuista!
Ei kommentteja